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Incluso antes de que el Covid-19 cambiara la forma de trabajar, los cambios ya estaban en marcha. El lugar de trabajo se trata, cada vez más, de actividades menos basadas en el puesto y más sobre la comunidad, la innovación y la creación de una experiencia para todos los empleados. El sector del FM tiene un papel único en la construcción de la cultura corporativa, tanto a medida que, tras el Covid-19, la reentrada a las instalaciones se va poniendo en marcha como en el futuro.

El papel de Facility Management está cambiando con el Covid-19

El trabajo de los facilities managers es crear, cada vez más, un espacio colaborativo e innovador que rompa los silos de una organización y ayude a la cultura de una empresa a prosperar. 

A nivel mundial, más del 50% de las empresas aún no tienen una fecha de reingreso establecida, según la encuesta global de JLL sobre reingreso en el lugar de trabajo durante el Covid-19 (mayo de 2020),pero la planificación y preparación para este eventual retorno es una prioridad para muchas organizaciones. Si bien el lugar de trabajo volverá, lo hará de una forma muy diferente e impactarán las decisiones de gestión de las instalaciones tomadas en el futuro.

Ahora, con el distanciamiento social, la densidad en el lugar de trabajo tendrá que disminuir para mantener la distancia de seguridad de 1,5 -2 metros. Esto ejerce una nueva presión sobre los responsables de las instalaciones para que hagan más con menos, al tiempo que respaldan una experiencia humana positiva a medida que las personas regresan a su lugar de trabajo. El aumento de los niveles de higiene y el mantenimiento de la distancia social continuarán siendo importantes hasta que se encuentre una vacuna efectiva. Esto tendrá un impacto en el diseño de la oficina, donde las empresas reorganizando y desdensificando el espacio y colocando pantallas acrílicas para áreas de alta densidad. Guiar la logística y el comportamiento de las personas a través de nuevas reglas de oficina y señalización será fundamental para mantener las instalaciones seguras.

Navegando por la próxima normalidad

La realidad del trabajo actual es que ya no se basa en puestos de trabajo. El lugar de trabajo se ha convertido en un destino para los empleados, un lugar para divertirse y relacionarse con colegas. Estamos en medio de un gran experimento protagonizado por el teletrabajo, uno que ha demostrado que los empleados pueden ser tan productivos desde la oficina de su domicilio o la mesa de la cocina como lo son en su escritorio. De hecho, muchas personas pueden concentrarse más en su domicilio que en una oficina.

Muchas organizaciones necesitarán ajustar los horarios del personal para garantizar que solo un cierto porcentaje del personal esté, físicamente, presente en cualquier momento. La rotación de turnos del personal también puede ayudar a controlar la ocupación, al tiempo que garantiza que todos vengan, al menos, algo de tiempo al lugar de trabajo físico. Ahora también es el momento para que se evalúe la funcionalidad de HVAC, se modernicen los protocolos de limpieza y se ponga a disposición equipos de protección individual (EPI) en toda la instalación.

Según un estudio reciente de IFMA WE, un 68% de las personas encuestadas consideran que son, al menos, tan productivos trabajando desde casa como desde la oficina, por lo que no hay duda de que trabajar desde casa no solo cambiará la forma en que trabajamos, sino que también desafiará su forma de organizarnos, gestionar y diseñar nuestros lugares de trabajo.

Reimaginando el trabajo

Pero la gente echa de menos los aspectos sociales de su lugar de trabajo. Estamos comenzando a reimaginar cómo las estrategias que existían antes del Covid-19 pueden adaptarse con un mayor enfoque en la salud, la seguridad y el bienestar. El Covid-19 ha acelerado las tendencias en el lugar de trabajo que ya estaban en marcha. Al mejorar los niveles de salud, seguridad y bienestar, los facilities managers pueden dar forma a experiencias humanas positivas en el lugar de trabajo posterior al Covid-19. 

Existen cinco cambios a seguir:

  1. Salvaguardar las áreas de colaboración, que sean accesibles con distancia social. 
  2. Facilitar a las personas moverse con seguridad, teniendo en cuenta que ya no es saludable que las personas se agrupen en multitudes.
  3. Apoyar la salud con comunicaciones informativas y preventivas seguras. 
  4. Implementar tecnología conectiva en toda la instalación. La próxima normalidad será una mezcla de presencia física y reuniones en línea. 
  5. Planificar lugares de trabajo más saludables y con más experiencia. 

El trabajo del FM en el post-Covid 

Los roles de los facilites management ya habían cambiado en los últimos 10 años y se visualizan más cambios en el horizonte. Cada vez más, los líderes de las instalaciones se convertirán en socios de colaboración en la estrategia organizacional. 

A medida que las organizaciones naveguen por la próxima normalidad, los facilities managers desempeñarán un papel importante no solo para mantener en marcha todos los sistemas, sino también para brindar a los empleados lo que más ansían: comodidad e inspiración en una comunidad laboral.

¿Cómo cambiarán los espacios de trabajo tras el Covid-19? ¿Habrá un impulso tecnológico? Durante el webinar “Los nuevos retos producidos por el Covid-19 y su impacto en el FM”, del que Optima fue sponsor, además de tratar aspectos clave producidos por la pandemia del coronavirus, se lanzó una pregunta a los asistentes: ¿Qué escenario creéis que tendrá mayor validez en la época post Covid-19?  

De las cinco respuestas posibles, la audiencia lo tuvo claro: el incremento del teletrabajo y espacios más colaborativos. Los cinco ponentes que formaron la mesa de debate estuvieron de acuerdo, pues parece inevitable que se produzca un incremento del teletrabajo y un rediseño de los espacios de trabajo, focalizados a espacios más colaborativos que garanticen la distancia social y el bienestar de los empleados. Sin embargo, es evidente que la reducción del tamaño de las oficinas será una consecuencia del teletrabajo, por eso, nuestros expertos consideraron que esta opción va de la mano con la opción que resultó más votada. 

A continuación, puedes ver los resultados del sondeo:

El pasado miércoles tuvo lugar el webinar “Los nuevos retos producidos por el Covid-19 y su impacto en el FM”, en el que participó un grupo multidisciplinar de expertos y que contó con Optima como sponsor. Se pusieron sobre la mesa puntos clave en la gestión de la reapertura de las organizaciones, el cambio en la forma de trabajar tras el Covid-19 y la importancia de la tecnología para conseguir espacios más resilientes.

La mesa de debate estuvo formada por Martí Santana Biga, Building Services Manager de Puig; Eduardo González, Adjunto Dirección General de Sabico; Oscar Tesouro, Director de Transformación de Serunion; David Munárriz, Responsable de Unidad de Mantenimiento e Inmuebles de DKV Seguros; y Miquel Creus, Gerente de Desarrollo de Negocio en Technical Services de Optima facility. Y contó como moderador con Rafael Tuya, Adjunto de Dirección Territorial y Director de Desarrollo de Negocio de Optima facility.

Se planteó a los expertos debatir tres aspectos clave que ha supuesto la pandemia del Covid-19 para el FM. La primera de ella era ¿cómo gestionar la reapertura y los nuevos desafíos? Nos explicaron cómo ha sido la gestión de la reapertura en sus organizaciones y cómo han tenido que adaptarse a la nueva forma de trabajar. Hay un concepto clave para todos: seguridad. Ante la reapertura de los espacios de trabajo, se debe asegurar que la experiencia del empleado sea segura y confortable. Para todos, la salud de las personas es lo prioritario.

“Frente a la reapertura, debemos crear un clima seguro y confortable para que el empleado tenga una percepción de seguridad”

Eduardo González – Adjunto Dirección General de Sabico

¿Cómo reimaginamos la nueva forma de trabajar? Que el Covid-19 nos ha hecho cambiar la forma de trabajar es un hecho.  Y en este sentido toda la mesa de debate está de acuerdo: caminamos hacía un modelo híbrido de trabajo, en el que se combina el teletrabajo y el trabajo presencial. Ambas formas de trabajar tienen sus pros y contras, y la combinación de las dos será, probablemente, la opción a la que recurrirá gran parte de las empresas. 

“Uno de los puntos clave a la hora de imaginar esta nueva forma de trabajar va a ser el grado de digitalización o tecnología que tengamos implementadas en las organizaciones.”

David Munárriz – Responsable de Unidad de Mantenimiento e Inmuebles de DKV Seguros

Según los modelos de negocio, hay clientes que aún no están digitalizados y siguen demandando servicios presenciales. En estos casos, y en los perfiles laborales para los que se decida realizar trabajo presencial o que sea imprescindible, se deberá llevar a cabo una planificación y optimización de la ocupación de los espacios para continuar prestando el servicio manteniendo los niveles de seguridad.

¿Podemos crear espacios de trabajo más resilientes? Ante este reto, la tecnología será una pieza clave para hacer los espacios de trabajo más resilientes y adaptados al cambio.   

“La palabra clave para conseguir espacios más resilientes es la tecnología, es la que nos debe aportar este valor añadido.”

Martí Santana Biga – Building Services Manager de Puig

 Para la gestión de los edificios, varias de las organizaciones de nuestros ponentes han recurrido a aplicaciones tecnológicas que, de una forma integrada, gestionan todos los espacios del edificio. De esta forma, se pueden obtener métricas e indicadores de lo que sucede y permite un control para asegurar las condiciones óptimas de los espacios de trabajo. 

“El confinamiento y el Covid han hecho que las compañías hayamos dado pasos agigantados en adoptar la digitalización.”

Óscar Tesouro – Director de Transformación de Serunion

Durante el evento, lanzamos un sondeo a los asistentes: ¿Qué tres escenarios creéis que tendrá mayor validez en la época post Covid-19? La audiencia lo tuvo claro: el incremento del teletrabajo y el rediseño de los espacios de trabajo focalizados a espacios más colaborativos que garanticen la distancia social y el bienestar de los empleados. Los ponentes estaban de acuerdo con la respuesta, aunque opinan que la reducción del tamaño de las oficinas debido al teletrabajo va de la mano, ya que esa reducción será a causa de trabajar en nuestro domicilio.

Estas son algunas de las conclusiones de este interesante webinar, que no solo nos dejó las distintas perspectivas de cinco expertos del facility management, sino también de cinco grandes empresas. Nos vamos a tener que ir adaptando a esta situación de cambios continuos y cada organización deberá afrontar las necesidades y los retos que se les presente. 

La semana pasada hablábamos de los desafíos que la pandemia del Covid-19 ha planteado a la industria del facility management. Y esos mismos desafíos nos han llevado a plantearnos nuevos retos. Son momentos de cambios y desde Optima damos un paso más para adaptarnos a esta nueva forma de llegar a las personas y trasladar información con la misma calidad como si estuviéramos cara a cara.

Por eso, con el objetivo de abordar y profundizar acerca de distintos temas que conciernen al FM, hemos preparado un nuevo proyecto que consiste en una serie de webinars. Cada uno tratará distintas temáticas y contará con la colaboración de expertos en la materia, así como con ponentes de reconocidas empresas que expondrán su punto de vista y trasladarán información de gran interés. 

Esta nueva andadura la empezaremos el miércoles 29 de julio con un webinar en el que se presentarán los nuevos desafíos que el coronavirus ha planteado en la gestión de instalaciones: “Los nuevos retos producidos por el Covid-19 y su impacto en el FM”.

¿Te apuntas?

La pandemia del Covid-19 ha obligado a establecer nuevos procedimientos de limpieza y desinfección en lo centros de trabajo donde nuestro personal presta servicio, que se suman a las medidas de higiene y la distancia de seguridad ya establecidas para prevenir el contagio por coronavirus. 

Hace un par de semanas, en Valencia se realizaron cuatro cursos presenciales sobre técnicas de limpieza y desinfección específicas para combatir la propagación del Covid-19, al que asistió el personal de limpieza que realiza sus funciones laborables en colegios. El objetivo de esta acción formativa es brindar los conocimientos básicos para realizar los trabajos de limpieza y desinfección de forma eficaz y segura, teniendo en cuenta los criterios marcados por sanidad.

Objetivos de la acción formativa

Los principales objetivos de esta formación son presentar los protocolos de actuación teniendo en cuenta las zonas a desinfectar, así como los métodos y técnicas de limpieza en los sistemas de desinfección de colegios.

Además, se explica el uso de productos químicos en la desinfección de espacios, la correcta utilización de EPIS, la recogida y eliminación de residuos y los riesgos biológicos que pueden existir. Finalmente, se incide en la correcta desinfección del material de limpieza y en las medidas preventivas para evitar la propagación del Covid-19.

Optima forma a toda la plantilla 

En estos primeros días, se ha formado a unas 100 personas de la plantilla, pero a lo largo del mes de julio se formará al resto. El objetivo es que cuando se produzca la apertura de los colegios en el mes de septiembre, el personal ya tenga la formación necesaria para saber donde enfocar más la atención y detectar las zonas de alto riesgo, como pasamanos, barandillas y, en general, zonas de mucho uso y alto de contagio.

Además, Optima ampliará esta formación a todo el territorio nacional y a todos los clientes que la soliciten. Lo primordial en estos momentos es la higiene y la seguridad en los espacios, por lo que pondremos a disponibilidad de nuestros clientes todo lo necesario para generar la máxima confianza en sus instalaciones. 

El 14 de marzo entró en vigor el estado de alarma decretado por el gobierno, el cual está a punto de finalizar. Entonces, empezó una lucha de todos: quienes luchaban en primera línea y los que se quedaban en casa en un confinamiento necesario para frenar el virus. De repente, cambió la vida y el mundo. Días duros, de luchar contrarreloj, de ganar y perder, de salvar, de renunciar a abrazos y besos, de distanciarse de la familia y de los amigos. Pero entre todo eso, se colaba la esperanza, los aplausos desde los balcones y desde cada rincón, el agradecimiento generalizado al personal sanitario, al de limpieza y al de otros servicios esenciales. 

Habiendo superado pasos de la desescalada y avanzado en un camino que se prevé largo, queremos recordar momentos vividos por parte de nuestro personal base que ha estado prestando servicios esenciales de limpieza y mantenimiento. Han recibido aplausos y reconocimientos en sus centros de trabajo y, además, han participado en campañas para concienciar a la población.

Hoy, este vídeo es para todos ellos y para todas ellas, en homenaje a su trabajo, esfuerzo y lucha, quienes se ganaron el aplauso más largo del mundo. De parte de todo el equipo de Optima ¡GRACIAS!

Dentro de nuestro proyecto CleanAdvance™ para ayudar a prevenir exposiciones frenar la propagación de agentes patógenos mediante una exhaustiva desinfección, hemos desarrollado la app CleanTech

Es imprescindible crear un lugar de trabajo seguro, higiénico y productivo y, al mismo tiempo, es momento de generar confianza en nuestros clientes y en sus instalaciones brindando total transparencia en cualquier acción que llevemos a cabo. Por eso, además de disponer de Registro Oficial de Establecimientos y Servicios Plaguicidas (ROESP), en Optima hemos desarrollado CleanTech, nuestra aplicación tecnológica con la que ofrecemos visibilidad y trazabilidad en los procesos efectuados durante la limpieza.

CleanTech, nuestra aplicación tecnológica 

CleanTech es una aplicación que permite monitorizar en tiempo real la evolución de todas las actuaciones que se llevarán a cabo en una empresa o en un negocio determinado. Además, dispone de un sistema de certificación que permitirá obtener documentación al detalle de todos los trabajos realizados en la compañía.

Con un usuario y una contraseña, el cliente accede a un panel de control donde se puede monitorizar la evolución de las tareas, así como los servicios contratados y las novedades que ofreceremos. Es una herramienta desarrollada con el objetivo principal de ayudar a nuestros clientes a generar confianza a sus empleados y clientes a través de dashboards a tiempo real.  

Mediante este dashboard, que se podrá mostrar en la pantalla de un monitor a la entrada del edificio, se pueden visualizar los últimos trabajos realizados en las instalaciones del cliente. De esta forma, no solo se logra dar visibilidad a la limpieza, sino que todos los empleados podrán ir tranquilos al trabajo al estar informados de las acciones de limpieza que se llevan a cabo en su lugar de trabajo.

Ahorrar tiempo y conseguir tener certificadas todas las actuaciones que Optima llevará a cabo será posible mediante CleanTech, una aplicación que se puede utilizar en cualquier dispositivo móvil.

¿Cómo funciona CleanTech?

El sistema es totalmente digital, con el que se asegura la captura de todos los datos y que éstos estén disponibles al instante. Además, la app inicia la geolocalización en el momento en el que se empieza la tarea para verificar el inicio y el final de las localizaciones. 

Desde el móvil, el operario encargado de la limpieza y desinfección abrirá la app y podrá ver las tareas programadas para ese día, registrando todos los datos a tiempo real. 

Desde el punto de vista del cliente, éste dispondrá de la visualización de datos en tiempo real y, una vez finalizada una tarea, podrá descargarse el certificado. En el dashboard podrá ver el calendario de los trabajos programados, pendientes, en proceso y terminados, además de otra información de interés.

Los empleados y/o usuarios que visiten las instalaciones pueden visualizar esos datos a tiempo real en una pantalla. Tras la pandemia por Covid-19, CleanTech aporta la transparencia necesaria para generar confianza y seguridad en los espacios.